FAZLA YER KAPLIYOR

[met07]

Herkese iyi çalışmalar...
Arkadaşlar 45 sayfadan oluşan bir çalışma kitabı var. Faturaları takip ediyorum. Problem dosyanın 5.50 Mb olması. O kadar veri olduğunu düşünmüyorum. (Çizgiler ve dolgu renkleri var bunlar etkili olurmu)
Bilmediğim birşey mi var. Boyutu küçültecek farklı kaydetme formatı varmı? Tavsiyelerinizi bekliyorum. Kolay gelsin...

 

[Levent Menteşoğlu]

Sn met07

Aslında bu benimde merak ettiğim bir konu,çünkü bende hazırladığım bazı programlarda aynı sorunu yaşıyorum. Bazı tespitlerim var bunları sizinle paylaşayım. Eğer hücrelerde çok fazla formül kullandıysanız, bu hem kapasiteyi arttırıyor hemde dosyanın açılmasını geciktiriyor. Ã?zelliklede sayfalar arası bilgi transferi varsa. Eğer boş hücrelerde formüller varsa bunları mutlaka silin. Kullandığınız satır ne kadar çoksa bu hacmi o oranda büyütüyor. Eğer ortak özellikte sayfalarınız varsa bunları tek bir sayfada veri bankası gibi depolayın, başka bir sayfaya makro yazarak veri bankasından istediğiniz bilgileri çağırıbilirsiniz. Zaten bir excel dosyasını sıkıştırdığınızda hacmi %80-90 oranında düşürülebiliyor. Buda kullanılmayan bir çok özelliğin lüzumsuz yere yer işgal ettiğini gösterir. Konuyla ilgili cevapları bende merakla bekliyorum.

selamlar

 

[danersin]

Hücrelere format verirken select all sheets yapıp, satır sütun başlıklarını seçerek sayfa sonlarına kadar format vermişseniz bir miktar gereksiz şişmeye yol açabilir. Bunun için kullanmadığınız hücreleri ctrl+shift+sağ ok ile yatayda sona kadar, ctrl+shift+alt okla düşeyde sona kadar seçip edit>clear all yaparsanız bir miktar faydası olabilir. Her sayfada her hücreye rasgele formatlar vermekte şişiriyor dosyaları.
Bunlar işe yaramadığı zaman bende copy paste special iile önce içeriği başka dosyaya taşıyorum, sonrada sadece kullandığım hücrelerin formatını fırça ile taşıyorum...
Bu konuyu detaylı bilen varsa şimdiden bende teşekkür ederim paylaşımı için.
Biraz farklı bir konu belki ama benimde yaklaşık 70-80 sheetten oluşan ve her sheette 9 sütun*1000 satır bilgi depolayacağım bir çalışma yapmam gerekiyor.. muhtemelen buda sığmaz tek workbooka. Acaba hiç formatsız olarak bunları bir data workbookunda tutsam ve ilgili sütunu CUT-Copy ile çalışma dosyama taşıyacak, işi bitincede yine yerine koyacak bir kod, Data dosyasını açmadan ve hızlı şekilde çalışırmı.. veya nasıl organize edebileceğim konusunda fikir veren olurmu?

 

[danersin]

Bu konuyu ele almış;
Kısaca UsedRange ile ilgili bir olay,
Boş bir excel sayfasında a1 hücresine bir karakter girip kaydettiğimde 14 k tutuyor, birde gidip IV65536 hücresine tek bir karakter girdiğimde 37 k'ya çıkıyor. sheet başına 23 k , 40-45 sayfada diğer format özellikleride kullanılmışsa ... netice ortada..

http://www.beyondtechnology.com/tips019.shtml

 

[danersin]

ÞİÞEN EXCEL DOSYALARI

Excel dosyamızın diskimizde kapladığı alanın gereğinden fazla büyüdüğü durumları kapsıyor, diğer sebepler ile excel'in ve makroların yavaş çalışmasını kapsamaz

Bazı durumlarda excel dosyanızın olması gerekenden çok fazla MB'lara ulaştığını görmüşsünüzdür. Dosyanın açılmasını ve dosyada çalışmayı güçleştiren bir durum. Çoğu zaman problem VBA ile ilgilenenlerin tanıdığı UsedRange terimi ile ilgili. (KullanılmışAlan tercümesi sanırım doğru olur.) Normalde Excel'e 5 sütun ve 10 satırdan oluşan bir bilgi girişi yaptığınızda Excel UsedRange olarak A1:E10 alanını belirliyor, yani 50 hücre. Oysa
aynı sayfada gidip E20 hücresine bir tek formül girdiğinizde UsedRange A1:E20 arası oluyor ve 100 hücreye çıkıveriyor UsedRange içinde kalan hücre. Ya gidip yanlışlık ile IQ13200 hücresine bir giriş yaptıysanız..

Maalesef bu can sıkıcı şişmelerden kurtulmanın tek bir yolu yok,
ancak tahmin yolu ile tek tek kontrol ederek dosyayı şişiren şeyin ne
olduğunu bulabiliriz. Bazen sebebini anlamak zor olsada çözümü insanı oldukça uğraştıran bu problem ile karşılaşmamak için
en azından basit bir kaç şeye dikkat edin derim, mesela sayfanıza biçim verirken satır ve sütun başlıklarını seçmemeye, gerekmedikçe her hücreye canımızın çektiği fontları, renkleri , gölgleri, resimleri vs yerleştirmemeye.. Excel'in kendi fonksiyonları yerine dolambaçlı yollardan
kaçınmaya...

Bunları aklımızda tutalım

İlk işimiz kesinlikle dosyamızın bir yedeğini almak olmalı.</p>

Denemelere başladıktan sonra her adımda dosyamızı kaydedip , dosyanın büyüklüğünü kontrol etmeliyiz ki doğru yoldamıyız anlayalım ve makul bir dosya büyüklüğüne geldiğimizde duralım.

Çalışma kitabımızda çok sayıda sayfa var ise işimizi kısaltmak açısından problemin hangi sayfada olduğunu (her sayfadada problem'de olabilir tabi) tahmin etmemiz önemli. Bunun en basiti sayfalardaki kaydırma
çubuklarının küçüklüğüne bakabiliriz. Ã?rneğin dikey olarak excel çok aşağılarda bir yerde dolu hücre ile karşılaşıyor ise (bazende dolu hücre olduğunu zannediyor) kaydırma çubuğunu o oranda küçültüyor. Yada düzen>git>Ã?zel>Son hücre ile Excel'in sayfada UsedRange olarak algıladığı son hücrenin yerini öğrenebiliriz. Bu şekilde tahmin edemiyorsak, sayfa sekmesine sağ tıklayıp sayfayı ayrı bir çalışma kitabı olarak kaydeder ve büyüklüğünün makul olup olmadığını kontrol edebiliriz.

Tools>Options/Transition (Araçlar>Seçenekler>Geçiş) menüsünden dosyanızın Microsoft Excel Çalışma kitabı olarak (yani *.xls) kaydedildiğini kontrol edin. Dosyayı siz oluşturdunuz ise ve bu değişikliğin nasıl yapıldığını bilmiyorsanız bu paragrafı unutun gitsin. Ancak eğer başka bir kayıt türü seçili ise dosyayı şişiren tek sebep bu olabilir.

Eski Excel versiyonları UsedRange'i kaydedildiğinde değil, kaydedip, çıkıp dosyayı tekrar açtığımızda yeniden belirliyordu (restore). Bazı durumlarda yeni Excel versiyonlarında da aynı şeyi yapabilir mi?


Neler yapabileceğimize gelince

İlk olarak benim hiç bir zaman denk gelip işime yaramayan ve mantığını anlayamadığım (ancak işe yaradığını söyleyenler var), dosyanızı farklı kaydet (save as) yaparak yeni bir isim ile kaydedin, bir iyileşme sağlanıp sağlanmadığını kontrol edin.

Beni en sık olarak çözüme ulaştıran ve en basit yöntemi uygulamanızı öneririm. Sayfa(lar)da kullandığımız en alt satırın bir altındaki satıra giderek Satır başlığını(numarasını) seçip Ctrl+Shift+alt ok ile sayfa sonuna kadar seçili hale getirip Düzen>Temizle>Tümü (Clean All) yapabiliriz. Sonra A1 yakınında bir hücreye gidip kaydedin ve dosya büyüklüğünü kontrol edin. Bilgisayarına her program yüklediğinde, kaldırdığında, scan yaptığında reboot eden kişilerdenseniz seçili tüm satırları silme yolunada gidebilirsiniz. Bu durumda sildiğiniz satırlara referans veren formüller varsa onlarıda düzeltmek zorunda kalağınızı
unutmayın..

Bu işlemin aynısın kullandığınız en son sütundan bir sonraki sütuna gidip bu kez Ctrl+Shift+Sağ ok kombinasyonu ile
sayfanın en sağına kadar seçip uygularsanız UsedRange'de yanlışlıkla kullanılmış alanlardan kurtulmuş olursunuz (muhtemelen

Bu işe yaramamışsa ve tahmininiz sayfalarda aslında UsedRange içinde kalan ancak boş hücrelere farklı farklı biçimler verdiyseniz bu yöntemin bir benzerinide şu şekilde kullanabilirsiniz. Düzen>Git>Ã?zel>Boşluklar seçeneğini tıklayarak tüm boş hücreleri seçtikten sonra Düzen>Temizle>Tümü yapabilirsiniz. Bu durumda bazen biçimlendirmeyi yeniden düzeltmeniz gerekebilir. Aman ha bu durumda Delete yapmayın.

Bu işe yaramadı ise iki yöntem daha denemenizi önereceğim ancak hangisini önce deneyeceğini dosyanızın türüne göre siz karar vermelisiniz.

Birincisi dosyanızdaki formüllerde, özelliklede vlookup benzeri veri ile ilgili formüllerde çok geniş alanlara referans verdiyseniz bunları küçültmeyi deneyin. Aynı şekilde pivot table'ların veri kaynağını, grafiklerin veri kaynağını küçültün..(sonradan değiştirmeyi unutursam diye büyük büyük alanları seçmek benimde hoşuma gidiyor ama neyse).. Sayfalarda otomatik filtrelemeler varsa kullanmadığınız zamanlarda kaldırın. Burda kastım 100 sayfa ile çalışıp hepsinede otomatik filtre koydu iseniz önemli bir yer kaplayabilir. Yoksa bir kaç sayfadan bahsetmiyorum. Sayfalarınızda resim, gölgelendirme vs. çok fazla ise bunları azaltmayı deneyin. vs...heralde ne kastettiğim anlaşıldı, benzer şeyleri azaltın.

Çalışma kitabınızı , hangi yöntemle yapacağınız size kalmış, başka bir çalışma kitabına taşıyın. Tabi sayfaları taşıdıktan sonra VBA kodlarınıda taşımayı unutmayın.

Þimdilik benimde öğrenebildiklerim bu kadar bu konuda, daha fazlasını öğrenen olursa lütfen eklesin. Yada ben aslında Oracle ile falan yapmam gereken işleri Excel ile yapmaya çalışmaktan vazgeçiyim, yazık excelede..

 

[jale]

Günaydın :hey:

Ersin Bey verdiğiniz bilgiler çok yararlı , teşekkür ederiz.Birde büyümeden kaynaklanan yavaşlama problemi var tabii.Aşağıdaki linkte bu konuyla ilgili örnek ler ve açıklamalar var.

http://www.decisionmodels.com/downloads.htm

İyi Çalışmalar

 

[lionamic]

sayın danersin,

Çok teşekkürler clear all sayesinde 6mblık yükten kurtuldum.,

:hihoho: