Bir kurumda dosya işleri bölümünde bilgisayar işletmeni olarak görev almaktayım. İş arkadaşlarıma pek çok noktada bilgisayar ve evrak konusunda yardımcı oldum. Ancak, arşiv dosyalarının sayısı çok olmaya başlayınca, bilgisayar ortamı üzerinde arşivleme sorunu yaşamaya başladım. Ne de olsa tüm dosyalar tek klasör altında idi. Ben de bu dosyaları klasörler altında toplamaya başladım, oldukça pratik bir durum ortaya çıktı. Ancak, günlük evrak sirkülasyonu çok olunca yine de aksamalara ve geçmişteki pek çok dosyanın da arşivlenmesi için sırada beklemesi ve zaman bulunmaması beni yardım aramaya itti. Biraz kurcalayınca aradığım yardımı excell.web de bulabilileceğimi öğrendim.*
Neyse sorunu anlattım. Çözüm derdi ve ayrıntılar söyle: Dosyaları Word yada Excell formatında şablonlar üzerinden hazırlamaktayım. Şablonlarda form ve alan kullanımım mevcut ve her alan için bir tanımlayıcı alanadı kullandım. Örneğin Güncel Tarih alanının adı "G_Tarih", Kişi adı - soyadı "Ad" ve "SAd" vb. Kimi formlarda farklı alanlar olsa da tüm formlarda bunlar ortak. Günlük evrakları belgelerim klasöründe biriktirmekte, boş vakitte bunları uygun klasörlerine taşımaktayım. Çoğunlukla dikkat etsem de bazen kayıt ederken dosya adını ne olarak girdiğime bakmıyorum. Sonra, tekrar işin düştüğünde onca dosya arasında bul bulabilirsen.
İsteğim şu şekilde olacak; Dosyalamayı, önce tarih (haftalık) sonra dosya adına göre tutmaktayım. Dosya adları kişi adı ve belge türü (bunun için bir alan yok ancak görünmez bir alan yaratabilirim) "2007.02-01** klasörü içinde, Veli HASPOLAT - iade.doc" yada "2007.02-02\Hasan BİLGİN - hizmet çizelgesi.xls" gibi.
1. Bu şablonlarda çalışırken kaydet dediğimde otomatik olarak Ad-Soyad alanadı ile kayıt yapılabilir mi? Nasıl?
2. Her Bilgisayarı açtığımda Belgelerim de dağınık olan dosyalar, o günün (haftanın) adı altında açılan bir klasöre toplanabilir mi? Nasıl?
Yardımlarınız için şimdiden teşektür ederim.
* Neredeyse hayat hikayemi anlatacaktım
** 2007 yılı, Şubat ayı 1. haftası
Neyse sorunu anlattım. Çözüm derdi ve ayrıntılar söyle: Dosyaları Word yada Excell formatında şablonlar üzerinden hazırlamaktayım. Şablonlarda form ve alan kullanımım mevcut ve her alan için bir tanımlayıcı alanadı kullandım. Örneğin Güncel Tarih alanının adı "G_Tarih", Kişi adı - soyadı "Ad" ve "SAd" vb. Kimi formlarda farklı alanlar olsa da tüm formlarda bunlar ortak. Günlük evrakları belgelerim klasöründe biriktirmekte, boş vakitte bunları uygun klasörlerine taşımaktayım. Çoğunlukla dikkat etsem de bazen kayıt ederken dosya adını ne olarak girdiğime bakmıyorum. Sonra, tekrar işin düştüğünde onca dosya arasında bul bulabilirsen.
İsteğim şu şekilde olacak; Dosyalamayı, önce tarih (haftalık) sonra dosya adına göre tutmaktayım. Dosya adları kişi adı ve belge türü (bunun için bir alan yok ancak görünmez bir alan yaratabilirim) "2007.02-01** klasörü içinde, Veli HASPOLAT - iade.doc" yada "2007.02-02\Hasan BİLGİN - hizmet çizelgesi.xls" gibi.
1. Bu şablonlarda çalışırken kaydet dediğimde otomatik olarak Ad-Soyad alanadı ile kayıt yapılabilir mi? Nasıl?
2. Her Bilgisayarı açtığımda Belgelerim de dağınık olan dosyalar, o günün (haftanın) adı altında açılan bir klasöre toplanabilir mi? Nasıl?
Yardımlarınız için şimdiden teşektür ederim.
* Neredeyse hayat hikayemi anlatacaktım
** 2007 yılı, Şubat ayı 1. haftası