Excel dosyanızın bozulduğu oldu mu?

[izcik]

Merhabalar,

Hepimiz bilgisayar kullanıyoruz, excel kullanıyoruz, önceden 2007 öncesi sürüm kullanırken daha sonra 2007 sonrası sürüm kullanmaya başladık. (Gerçi ben hala eski versiyon kullanıyorum.

Dosyalarımızı yedekliyoruz, kopya oluşturuyoruz, Yapacağımız denemeleri kopyalar üzerinden yapıyoruz.

Dosyalarımızın boyutunun arttığı olabilir, dosya şişip hantallaşabilir, kaydetme süresi uzayabilir, makrolar yavaşlatabilir.


Bu titiz yedeklemeler sonucu benim excel dosyalarım şu ana kadar hiç bozulmadı.

Bazen internetten -özellikle eski yıllarda- indirdiğim dosyaların bozulmuş olduğunu görüyorum.


Bir excel dosyası nasıl bozulur?

Excel dosyanız hiç sebep yokken bozulduğu oluyor mu?

 

[aureliane]

Tam da yeni konu açıyordum dosyamda daha önce sorunsuz çalışan ve şu anda da sorunsuz çalışan bir kodu çalıştırdığımda kapandı, yeniden açmaya çalıştığımda dosyanı onarmaya çalışayım mı sorusu çıktı. hayır diyorum eski kaydettiğim yerden açılsın diye ama açılmıyor, onar dedim bir sayfayı tamamen temizlemiş başka bir sayfaya sadece hücrelerdeki değerleri kopyalamış, eski sayfa da sanki hayalet gibi kaldı.

ekran görüntüsünü paylaşıyorum, sizce resimdeki sayfa8 silinmeli mi ileride sorun yaratır mı ?

 

[izcik]

Tam da yeni konu açıyordum dosyamda daha önce sorunsuz çalışan ve şu anda da sorunsuz çalışan bir kodu çalıştırdığımda kapandı, yeniden açmaya çalıştığımda dosyanı onarmaya çalışayım mı sorusu çıktı. hayır diyorum eski kaydettiğim yerden açılsın diye ama açılmıyor, onar dedim bir sayfayı tamamen temizlemiş başka bir sayfaya sadece hücrelerdeki değerleri kopyalamış, eski sayfa da sanki hayalet gibi kaldı.

ekran görüntüsünü paylaşıyorum, sizce resimdeki sayfa8 silinmeli mi ileride sorun yaratır mı ?

Merhaba
eğer kendi adıma cevap vermem gerekirse şunu söyleyebilirim.
Arada bir dosyalarınızı yenileyin.
Sadece yedeklemeden bahsetmiyorum, yeniden oluşturun.
Verilerinizi taşıyın, makrolarınızı taşıyın, sıfırdan yeniden dosyayı oluşturun.

Yani “sorun çıkarır mı” demişsiniz ya, evet bence çıkarır.

Dataları kaybetmeden bir an önce yeniden dosyayı oluşturmak, yapılacak en iyi şey olacaktır.

 

[aureliane]

söylediğiniz bana pek mantıklı gelmedi, hatalı birşeyler varsa eski dosyada, taşırken yenisine taşınacak değişen birşey olmayacak.

 

[izcik]

söylediğiniz bana pek mantıklı gelmedi, hatalı birşeyler varsa eski dosyada, taşırken yenisine taşınacak değişen birşey olmayacak.

Saygı duyarım

 

[Korhan Ayhan]

Ben de bir analizci ve raporlamacı olarak tecrübelerimi paylaşmak isterim.

Simetri hastalığından dolayı görsellik konusunda biraz titiz birisiyim.

Daha önce çalıştığım şirkette konsolide raporları ben hazırlıyordum. Şirket içindeki diğer çalışanlara şablon raporları gönderip doldurmalarını talep ediyordum. Gelen raporlardaki renkler sürekli değişiyordu. Dedim herhalde diğer şubedeki arkadaşım kullandığım renkleri sevmedi kendisine göre revize ediyor. Sonra dayanamayıp kendisine sordum. Neden dosyadaki renkleri sürekli değiştiriyorsun diye. Kendisi bana "Abi ben dosyanın biçimine müdahale etmiyorum." diye cevap verdi. Kendisiyle dosyadaki değişimi aşağıdaki gibi görsel olarak paylaştım. Bana verdiği cevap şu şekilde oldu. Ben senden gelen dosyayı açıyorum. Sonrasından hiçbir değişiklik yapmadan kayıt ediyorum. Otomatik olarak bu şekilde oluyor dedi. Durumu incelediğimizde tamamen versiyon farkından olduğunu tespit ettik.



O zaman ben ofis 2003 kullanıyordum. O şubedeki arkadaşım ofis 2010 kullanıyordu.

Mesela başka bir sıkıntıda sayfama eklediğim butonlarda olmuştu. Butonlar sürekli bir görünüp bir görünmüyordu. Sanki birisi gizle-göster efekti vermiş gibi davranıyordu.

Ofis programlarıda sürekli gelişme içerisinde. Bu sebeple versiyon geçişlerinde bazı uyum sorunları yaşanabiliyor. Bunlarda yapılan güncellemelerle giderilmeye çalışılıyor.

En son sürüm olan Microsoft 365 ile dinamik bir yapı kurmayı hedeflediler. Sürekli güncellemeler ve yeni fonksiyonlar ekleniyor. Büyük veri tabloları ile analizler yapmak daha kolaylaştı. Bu sürümle artık excel kullanımı daha pratik hale geldi.

 

[aureliane]

Korhan hocam benim dosyamda sorun olurmu sizce

 

[Korhan Ayhan]

@aureliane,

Ben kendi kullandığım dosyalar için bile bu soruya yetkin şekilde cevap veremiyorum. Tabiri caizse "Kaya gibi" dosya hazırlarsınız bir elektrik kesintisi olur. Hoop dosya bozulabilir. Sonrasında forumlardan medet umarız. "Dosyam bozuldu içinde çok önemli bilgiler vardı ne olur YARDIM" şeklinde başlıkları ara-sıra forumlarda görebiliyoruz. Ya da nette dolaşan ücretsiz dosya kurtarma yazılımlarını dener dururuz.

Hep söylüyoruz, dile getiriyoruz. Verilerinizi günlük olarak yedekleyiniz diye. Büyük şirketler bile bu şekilde yedekleme sistemini kullanıyorlar.

Bir başka gözlemim ise şu şekilde;

Excel ile tanışan yeni kullanıcılar excelin özelliklerini ve yeteneklerini görünce hemen kendi kullandıkları ve genellikle eziyet çektikleri çalışmaları proje konusu haline getirip geliştirmeye koyuluyorlar. Ama bunu yaparken excelin sınırlarını çoğu zaman dikkate almıyorlar. Exceli bir paket program gibi yorumluyorlar.

Örnek vermem gerekirse yüzlerce sayfa açıp bunları birer cari hesap kartı şeklinde yorumluyorlar. Sonra bu sayfalardan konsolide rapor oluşturmaya çalışıyorlar. Tabi ki çoğu zaman sonu hüsranla sonuçlanıyor. Halbuki tek bir sayfada uygun kurgu hazırlanarak veri takibi ve analizler hızlıca yapılabilir.

Bir başka örnek; kullandıkları tabloda açıklama kısmında hiçbir düzene uymadan yapılmış kayıtlardan (Firma Unvanı, Fatura Numarasını, TC Kimlik numarasını, Vergi Kimlik Numarasını, Plakayı, Ad-Soyadı, Tutarları) vs. ayırmaya çalışmaları gibi. Bu gibi durumlarda açıklamadaki yapı uygunsa normal PARÇAAL-SOLDAN-SAĞDAN-MBUL-UZUNLUK-İNDİS-KAÇINCI-SATIR gibi fonksiyonlar ile çözüm bulunuyor. Açıklamadaki yapı uygun değilse eğer çözüm bulunabiliyorsa DİZİ formüller o da kesmiyorsa MAKRO (KTF) ile çözüm arayışına gidiliyor. Bazen açıklama yapısı o kadar karmaşık oluyor ki makro ile bile çözümü imkansız hale geliyor. Halbuki kişiler için önem arz eden bu bilgiler açıklama yerine ayrı bir sütunda takip edilse bu mümkün değilse bile belli kurallar çerçevesinde açıklama alanına yazılsa (bilgiler arasına bir ayırıcı kullanmak gibi) daha basit işlemlerle çözüm bulunabilecektir. Ama çoğu kullanıcı excelden imkansızı istemeye çalışıyor. Bir müddet sonrada excel dosyam çok yavaş tepki veriyor ya da açılması çok uzun sürüyor şeklinde serzenişte bulunuyorlar.

Excelin veri yığınlarındaki tepkisini boyut anlamında anlatabilmek için ben çevremdeki yeni öğrenen arkadaşlarıma aşağıdaki örneği yapmalarını ve gözlemlemelerini tavsiye ediyorum.

Boş bir excel dosyası açın. A1 hücresine bir harf yazıp masaüstüne kayıt edin.
Yine boş bir excel dosyası açın. Bu sefer A1:A1000 arasına bir harf yazıp masaüstüne kayıt edin.
Tekrar boş bir excel dosyası açın. Bu sefer A sütunundaki tüm hücrelere bir harf yazıp masaüstüne kayıt edin.

Bu üç dosyayı boyut anlamında kontrol edin. Tek bir harfin excele verdiği yükü böylece görebilirsiniz ve çalışmalarınızı bu yönde hazırlayabilirsiniz.

Sanırım bu örnekler konunun önemi için yeterlidir...

 

[izcik]

Uzmanım tecrübelerinizi paylaştığınız için teşekkürler. Okuması çok keyifli oluyor.

 

[izcik]

Yedekleme konusunda bir küçük tavsiye de benden, dosyanızı hem dosya olarak hem de rarlı-zipl olarak yedekleyin. N’olur n’olmaz. Yedeğin zararı yok.

 

[aureliane]

@https://www.excel.web.tr/members/korhan-ayhan.3553/

Yedekleme konusunda bir küçük tavsiye de benden, dosyanızı hem dosya olarak hem de rarlı-zipl olarak yedekleyin. N’olur n’olmaz. Yedeğin zararı yok.

yedekleme konusunda bat dosyası hazırladım ve windows zamanlanmış göreve her sabah çalıştır dedim, gayet kullanışlı tavsiye ederim

@echo off

C:
cd\

cd C:\Program Files\WinRAR

rar a  -r "D:\yedek\%date%--%TIME:~0,2%_%TIME:~3,2%.rar" "d:\cari\galeri.xlsm"
forfiles -p "d:\yedek" -s -m *.* /D -30 /C "cmd /c del @path"

kodumuz d:\cari\galeri.xlsm dosyasını D:\yedek\ klasörüne tarih ve saati ismine ekleyerek rar lıyor ve yedek klasöründeki 30 günden eski dosyaları silerek sürekli sadece 30 günlük dosya geçmişi tutuyor. yedek klasörü de google drive ile buluta senkronize ediyoruz.






Korhan hocam yine engin tecrübelerinizle bizi yardımcı olmaya devam ediyorsunuz. ama kendimden örnek vereyim, yaptığım saçma sapan uygulamaları bile bile çaresizlikten yapıyorum. mesela bir sayfada bilgi girilen iki hücrenin satır sonunda birleştirilmesi gerekli diyelim. siz bir kod yazarsınız istediğiniz çok kolay olur, ama ben yapamayacağım için ve sürekli en ufak birşeyde yardım dilenmekten utandığım için diyorumki; bu sayfaya günde en fazla 10 kayıt girilir o zaman ömrün boyunca en fazla 15 veya 20 bin satır girilse yaz formülü çoğalt bu sefer 200 kb olması gereken dosya oluyor 50 mb. biliyorum ama elimizden o kadar geliyor.

 

[Korhan Ayhan]

Ben şunu biliyorum. Öğrenmek isteyen kişinin önünde hiçbir duvar duramaz.

Yeter ki kişi ne aradığını bilsin. Bilgi şu anda her yerde.

 

[aureliane]

hocam sayenizde birşeyler yapıyorum. çok çok teşekkürler. mesela verdiğiniz kodları okuyarak ne yazıyor ne yapıyor diye anlayarak kullanmaya ve farklı ihtiyaçlarda oradaki bilgilerden esinlenerek kullanıyorum. bana vba konusunda sıfırdan başlayarak öğrenebilmem için ne önerirsiniz.

 

[Korhan Ayhan]

Bu kişiden kişiye değişir.

Kimi görseldir. Video izler öğrenir.

Kimi okumayı sever. Alır piyasada satılan ilgi duyduğu alandaki kitaplardan. Okuyup uygulayarak öğrenir.

Kimisi de forumları takip eder. Sorular sorar. Verilen cevapları inceler ve kendisine temel bilgileri alır. Tabi bunun için bazı temel bilgilere ihtiyaç duyulmaktadır.

Ben şahsım adına bundan yaklaşık 20 yıl önce excelde raporlar yapmaya başladığımda bazı konularda zorlandığımda araştırmaya başlamıştım. Kendimi excelde iyi zannediyordum. Formülleri kendime göre iyi kullandığımı düşünüyordum. Dedim bu internette zorlandığım konularla ilgili muhakkak bu bilgiler vardır. Koyuldum arama yapmaya. Google excel yazdım çıkan sonuçların bir çoğu yabancı kökenli. Türkçe kaynak çok azdı. Sonra M. Temel KORKMAZ beyin sitesiyle tanıştım. İlk sorularımı orada sormaya başladım. Yabancı dilim çok zayıf olduğu için (o zamanlar google translate yoktu sanırım) yabancı sitelere cesaret edemiyordum. Cevaplar geldikçe sürekli inceledim ve kendi çalışmalarıma uygulamaya başladım. Hatta kendisinin kitabını da satın almıştım. (VBA Programlama-1 , VBA Programlama-2 tavsiye ederim.)

Çalıştığım şirkette çok zor beğenen ve detaycı bir patronum vardı. Bu beni tetikleyen etken oldu. O talep ettikçe ben araştırdım. Araştırdıkça bildiklerimin çok yetersiz olduğunu gördüm. Kendime bir yol haritası çizdim. Adım adım ilerlemem gerekiyordu.

Önce excelin menülerine hakim olmam gerekiyordu. Bir müddet menüleri inceledim ve oralardan neler yapabilirim sürekli araştırdım. İnanın çok uzun yıllar excel kullanıp menülerde neler var diye sorduğumda panik yaşayan çok arkadaşım oldu. Bu aşamayı kendime göre başarıyla geçtikten sonra bir sonraki aşamaya geçtim. Analizler yaptığım için zaten bazılarına hakimdim. Yaklaşık 1 ay gibi menü içeriklerine daha da hakim oldum.

Excelin en büyük kolaylıklarından birisi olan fonksiyonlar. Dedim bu FX (Fonksiyonlar) menüsünde neler var. Bir tıkladım baktım yüzlerce hiç kullanmadığım fonksiyon var. İnanın birçoğunu halâ kullanmadım. Çünkü kişi ihtiyacı olan fonksiyonlara daha çok yöneliyor.

Fonksiyonlar konusu beni baya bir oyaladı diyebilirim. Çünkü normal fonksiyonları aktif bir şekilde kullandıktan sonra kullandığım bir dosyamda çok kriterli toplama işlemi için aramalara koyulduğumda TOPLA.ÇARPIM fonksiyonu ile tanıştım. Resmen sihir olduğunu düşündüm. Bu fonksiyon nasıl kullanılıyor diye arama yaptığımda ise karşıma üstad Aladin AKYÜREK çıktı. Kendimi üst seviye formül yazıyorum zannediyordum. Onun cevaplarını ve yorumlarını inceledikçe resmen küçüldüm. Tabi bu benim iştahımı daha da kabarttı. Çünkü ben önümde duvar olmasını hiç sevmem. Bu fonksiyonuda kavradıkça kendime olan güvenim arttı. Forumlarda cevap vermeye cesaret bile edemiyordum. Çünkü gelişme aşamasındaydım. Bu süreçte yaklaşık 5-6 ay sürmüştür. Çünkü fonksiyonların bu işin temeli olduğunu anladım ve uzun bir zaman ayırdım.

Artık çalıştığım şirkette herkes beni arayıp yardım istiyordu. Onlara yardımcı olmak sorunlarını çözmekten çok mutlu oluyordum. Bu aşamadan sonra forumlarda cevap vermeye başladım. Sonrasında bu forumla ve diğer forumlarla tanıştım. Hemen hemen hepsine üyeyim.

Bu forumda benim gelişimimde çok önemli yer tutmaktadır. İlk üye olduğumda hem soru soruyordum hem de cevap veriyordum. Cevap verdikçe üyelere destek oldukça daha çok heveslendim.

Bu süreçte Levent Bey, Haluk Bey, Alpen Bey, Zafer Bey, Ali Bey, İdris Bey, Ömer Bey, Necdet Bey, Evren Bey, Halit Bey bana çok katkılar sağlamıştır. Hepsine ayrı ayrı çok teşekkür ederim. (Atladığım isimler olabilir. Onlardan özür dilerim.)

Bir süre sonra işyerimdeki veriler artmaya başladı ve fonksiyonların avantajları bana hız kaybettirmeye başladı. Bunları nasıl hızlandırırım arayışına girdim. Makrolarla bu dönemde çalıştım. Düşünsenize İngilizce bilmiyorum, makro nedir bilmiyorum. Çevremde sorabileceğim kimse yok. Nasıl öğrenebilirim diye içim içimi yiyor.

İşyerimde IT departmanında çalışan Hilmi adında bir abimiz vardı. Kendisi yazılım konusunda oldukça iyiydi. Şirkette işleri kolaylaştımak için Access kullanarak Telefon Rehberi-Ödenme & İkram Takip Programı-Adisyon Takip Programı-Order Zimmet Programı-Teknik Servis Arıza Programı gibi bazı uygulamalar geliştirmişti. Ben bunları kurcalayarak sürekli birşeyler öğrenmek istiyordum. Kendisine pasta-börek ikram ederek bilgi alışverişinde bulunuyordum. Hamur işlerini seviyordu. Kenidisine "Abi bu makrolar nasıl yazılıyor diye sordum." ilk önce bıyık altından güldü. Sonra anlatmaya başladı. Excelin VBA tarafının olduğunu o zaman öğrenmiştim. İlk makro kaydet işlemini ondan öğrendim. Sorum şuydu. "Abi hani bir sayfadasın, buradaki bir butona tıklayınca diğer sayfaya geçiyorsun ya onu nasıl yapabilirim." O da bana aç boş bir excel dedi. O kadar mutlu oldum ki. Hemen dediklerini yapmaya başladım. Geliştirici sekmesindeki MAKRO KAYDET düğmesine tıkla dedi. Şimdi geçmek istediğin sayfayı seç dedi. Onuda yaptım. Sonra kaydı durdur dedi. Onu da yaptım. Eee şimdi ne odu dedim. Gülümseyerek VBA tarafını açtı. Bana kodları gösterdi.

"Sheets("Sayfa2").Select" satırını gördüm. Tabi bunlar benim için o anda hiç birşey ifade etmedi. Ama gözümde şimşekler çaktı.

Hemen başladım arama yapmaya. VBA bölümünde gerçekten çok zorlandım. Ama yılmadım. Eğer yabancı dilim iyi olsaydı daha çabuk kendimi geliştirebilirdim. Kendi kendime öğrenmeye çalıştığım için aslından gereksiz vakit harcadım diyebilirim. Bu süreçte belki bir eğitim almak avantaj sağlayabilir.

Öğrendikçe ilk yazdığım kodları açıp ben neler yapmışım dediğim çok olmuştur. Bu sürecin hızlı ilerlemesi fonksiyonlara ve menülere olan hakimiyet gerçekten önem arz ediyor. Ben zaten bu adımları sindirerek ilerlediğim için bir aşamadan sonra öğrenmem ivme kazandı ve bu aşamalara kadar gelebildik. Kendi kendime kod yazmam yaklaşık 3 ay sürdü.

O gün bu gün hala araştırıyorum. Kendimi geliştirmeye gayret ediyorum. İşlerim gereği excel benim sağ kolum olduğu için ondan vazgeçemiyorum.

Yine gaza gelip kafa şişirdim. Kusura bakmayınız.

İyi akşamlar...

 

[aureliane]

Hocam ne kusuru, biz sizin vaktinizi çalıyoruz asıl siz kusura bakmayın. İyi akşamlar

 

[izcik]

İnternetten indirdiğim dosyalarda bazen de şuna rastlıyorum.



Dosyanın içinde birçok makro, onlarca sayfadan ibaret, her sayfada göz yoran değişik biçimlendirmeler, kiminin satırları gizlenmiş kiminin sütunları, (en son satıra kadar gizleyince tekrar göstermek zor oluyor nedense), sayfalar birbiriyle bağlantılı, oradan onu çağırıyor, birinden diğerine köprülü, excelin ne kadar özelliği varsa kullanılmış, “makro düğmelerinden birine basayım” diyorum (ne olacak diye), hata veriyor (çok şaşırmıyorum), formüllere bakıyorum, her formülün sonucu bir başka formüle yönlendirilmiş.. Komplike bir dosya oluşturulmuş ve dosya eninde sonunda bir yerden patlak veriyor.



Yani uzun lafın kısası excel de her ne kadar uzman bilgisayar mühendisleri tarafından yapılmış olsa da bir bilgisayar programı. Bilgisayar hata yapmasa da yazılımlar yapabilecektir. Özellikle gereğinden fazla yüklenildiğinde.





Hatta eski yıllarda excelin küçük hatalarını bulup paylaşmıştım. Bu küçük hatalarla karşılaşınca da sadece yedekleme yapmanın değil, kontrol etmenin de ne kadar önemli olduğunu öğrendim. Zaten biliyordum kontrolün önemini, teyit etmiş oldum.



A1.46 hatası

Excel 2002 de hata veriyordu

Excel 2003 ile düzeltilmiş



https://www.excel.web.tr/threads/a1-46-hatasi.156214/









Sayıları ondalık sıralama hatası



https://www.excel.web.tr/threads/excelde-sayilari-ardisik-siralama-hatasi.75815/



2010 ile denedim, devam ediyor.

2019 ile denedim, hata devam ediyor







Bilgisayarda da excelde de bir işi yapmanın ya da bir sonuca ulaşmanın tek yolu yoktur. Aynı sonuca, aynı değere birden fazla yolla ulaşılabilir (örnek aynı işi yapan formüller ve alternatif makrolar gibi). Gerekirse farklı yollarla kontroller, sağlamalar yapılabilir.



En basitinden şunu uygulamışımdır. Eğer bir formülle işim bitecekse veya o formülün verdiği sonucu bir başka yerde kullanacaksam, o formülü değere çeviririm, değer olunca yaptığım hesaptan emin olurum. Zira formülü veya formülün uygulandığı hücreleri dikkatsizce aşağı yukarı kaydırınca herşey bozuluyor.





Ya da her işi aynı dosya üzerinden değil de farklı dosyalara bölerim. Yumurtaları farklı sepetlere koyarım.